私の会社では1部署(もしくは1営業所)に1台の複合機を設置しています。

先日、ある部署で7年近く利用した複合機の機器更新作業を実施しました。

おそらく利用しているユーザ側からすると複合機の更新自体、大した仕事ではないと思われると思いますが、そこは「会社のお仕事」、事前の機器選定やら社内の承認作業やアドレス帳の移行作業などいろいろ準備や段取りがあっての更新作業になります。

参考までに複合機の機器更新の流れを紹介したいと思います。

<導入前準備>
①ユーザへの利用状況の確認
②事前の機器及びメーカーの選定
③メーカーへの見積依頼
④見積結果の精査
⑤社内稟議の作成および稟議を回す
⑥リースにする場合、リース会社への見積依頼
⑦注文書の提出
⑧納期日の調整及び決定
⑨アドレス帳など設定値の準備
⑩ユーザへの案内

<導入当日>
⑪機器導入の立ち合い
⑫ユーザPCへのドライバ設定
⑬ユーザへの使用方法説明

<導入後日>
⑭旧機器の撤去作業

①ユーザへの利用状況の確認

私の会社では複合機について特に特殊な使い方はしていませんが、いちおう事前に「前回と同様の機能を備えた複合機でいいよね」という了解を得ておきます。

②事前の機器及びメーカーの選定

導入実績のあるメーカー数社のラインアップから、対象部署の月間使用枚数に応じたランクの機種を選定します。

複合機は1分当たりの印刷可能枚数に応じて、40(枚/分)や30(枚/分)といった区分で上位機種~下位機種を構成しています。

1分当たりの印刷可能枚数の枚数が多いとその分耐久性も向上しているため、印刷枚数の多い部署に対しては1分当たりの印刷可能枚数が多い上位の機種を選定します。

③メーカーへの見積依頼

各メーカーに対して、選定した機種について見積もり依頼をします。

見積もりに際しては、機種の指定の他にも「希望納期」や「オプションの依頼」「アドレス帳の移行作業の依頼有無」「操作説明実施依頼」なども併せて伝えます。

また見積依頼に際しては、他社にも見積依頼をしている旨を伝えておいた方がいい条件を引き出しやすいです。

④見積結果の精査

通常1週間程度で各メーカーから見積が出てきます。

結構値引き率の高い機器価格や安いカウンター料金条件を出してくれる場合は、メーカー側での稟議に多くの時間が掛かるようで2週間くらい時間を要するケースもあります。

⑤社内稟議の作成および稟議を回す

各メーカーからの見積内容をまとめます。初期費用は見積価格そのままなので簡単にまとまります。

ランニングコストは過去数年の印刷実績データを基に、このカウンター料金だと4年でどのくらいになるかを算出して各社を比較します。

初期費用とランニングコストの両方を比較したうえで、一番コストメリットの高いメーカーの機種に決定ます。

決定したら、初期費用とランニングコストの比較表を基に社内稟議資料を作成し、社内の稟議に回します。

⑥リースにする場合、リース会社への見積依頼

複合機をリース契約で導入する場合は、併せてリース会社への見積もりを依頼します。この場合も3社くらいから相見積をするとリース料率が低くおさえることができます。

⑦注文書の提出

社内の稟議が無事に通ったら、メーカーに対して注文書を提出します。

⑧納期日の調整及び決定

あとはメーカーの営業担当者と直接やりとりをして、納期などの調整をします。リース契約の場合、自社とメーカーとの間にリース会社も入ってきますので、少し時間に余裕をもっておいた方が良いです。

⑨アドレス帳など設定値の準備

これまで使用していた複合機のFAXのアドレス帳を抜き出し、新しい複合機へ設定してもらうように依頼します。

データの抜き出しはメーカーに依頼してExcelデータもしくはcsvデータで抜き出してもらいます。

⑩ユーザへの案内

ユーザ側の繁忙期や月末月初を避けて上で、導入先の上長と調整したうえで日程を決定します。

日程が決まったら、使用ユーザに全員に対していつ複合機を切替えるかを案内します。

併せてその切替の間使用できなくなる旨や、パソコンへのドライバ設定が必要なこと、切替後メーカーの担当者に操作説明をしてもらうのでしゅうごうしてもらうことなどを案内します。

⑪機器導入の立ち合い

切替日には本社であれば立ち合いますし、営業所であればメーカー側におまかせする形です。

⑫ユーザPCへのドライバ設定

メーカーにも依頼すればドライバ設定作業を有料でしてくれますが、私の会社では情報システム部で作業しています。

営業所でも遠隔操作でドライバインストールを実施します。

⑬ユーザへの使用方法説明

基本操作で15分~20分くらいの説明であればたいていどのメーカーも無料に近い形でユーザに対して操作説明をしてくれます。

⑭旧機器の撤去作業

当日または後日にこれまで使用していた複合機の撤去作業を実施します。

これでようやく複合機の更新作業を終了です。