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今年も残り大分少なくなってきましたね。

毎年この時期に恒例で行っている、情報システム部で管理している各機器の棚卸を実施しました。

社内SEの仕事の中でもとても地味な仕事になります。

棚卸の対象物件は多岐に渡るので大変(汗)


何せ情報システム部で扱う機器は多岐に渡るので、棚卸対象の数が多くてとても大変です。

パソコンやサーバはもちろんのこと、マウスやプリンタ、USBメモリ、携帯電話、データカード、内線電話、PBX、ラックなどかなりの数です。

社員100人ちょっとの私の会社でも一苦労なので、1000人以上いる大企業を考えると恐ろしい作業です。

実際の棚卸作業の実施手順


棚卸は以下の手順で実施しています。

①各種台帳(リース管理台帳、固定資産管理台帳、備品管理台帳)から全社分の棚卸一覧表を作成する。
②全社分の棚卸一覧から各管理部署毎に分割し、各管理部署毎の棚卸一覧表を作成する。
③各管理部署毎に棚卸一覧表は配布し、物件の現物確認を依頼をする。
④各部署からの回答をまとめて、全社分の棚卸一覧表に結果を記入する。

私の会社では、本社とデータセンターにある物件については基本情報システム部で実施していますが、各地方の営業所については各営業所にやってもらっています。

普段の管理が問われる


毎年実施している作業ですが、やはり台帳と実際のモノがあわないのがでてきます。

たとえばリース終了で返却しているのが台帳に反映されていなかったり、社員の異動で部署が変わったのが反映されていなかったりした場合、台帳と現物が合わなくなります。

また使用者による紛失が発覚するケースもあります。

普段しっかり情報をメンテナンス更新しているつもりでも、やはりいくつか漏れがあり対応に問われます。

1つずつなんで台帳と現物が一致していないのか確認していく必要があります。

日頃のリース管理台帳、固定資産管理台帳、備品管理台帳の情報更新の管理がきちんとできているかが、丸わかりになります。

この日ばかりは、きちんと台帳管理していこうと誓うのですが。。。。